Cách tra cứu, xem và kết xuất hóa đơn điện tử định dạng XML

Hóa đơn điện tử định dạng XML và vai trò trong công tác kế toán

Để quản lý tài chính hiệu quả, người làm kế toán cần hiểu rõ bản chất của file XML cũng như giá trị pháp lý mà nó mang lại trong các giao dịch thương mại.

Cấu trúc pháp lý và tính nguyên bản của dữ liệu XML

File XML chứa toàn bộ dữ liệu nghiệp vụ của hóa đơn bao gồm thông tin bên bán, bên mua, danh mục hàng hóa, thuế suất và chữ ký số. Theo quy định của cơ quan thuế, đây mới là file có giá trị pháp lý gốc để chứng minh tính hợp lệ của giao dịch.

• File XML lưu giữ toàn bộ mã hóa chữ ký số của bên phát hành.
• Mọi chỉnh sửa dù nhỏ nhất trên file XML đều làm thay đổi mã hash và khiến chữ ký số bị hỏng.
• Cơ quan thuế kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ dựa trên dữ liệu lưu trữ XML chứ không dựa trên hình ảnh PDF.

Sự khác biệt giữa file XML và định dạng PDF thể hiện

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa file PDF hiển thị và file dữ liệu XML. Việc phân biệt rõ hai định dạng này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro không đáng có khi làm việc với cơ quan chức năng.

• File PDF: Chỉ là bản thể hiện trực quan của hóa đơn, giúp người dùng dễ đọc các chỉ tiêu như tên hàng, đơn giá, thành tiền.
• File XML: Là file dữ liệu máy tính đọc được, chứa thông tin chi tiết và chữ ký số xác thực.
• Khi lưu trữ hồ sơ kế toán, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu cả file XML gốc cùng file thể hiện PDF.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử định dạng XML chi tiết

Hiện nay có hai phương thức phổ biến để thực hiện tra cứu thông tin chứng từ số, giúp kế toán chủ động kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào và đầu ra.

Tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Trang thông tin của Tổng cục Thuế là kênh xác thực chính thức và an toàn giúp kiểm tra tình trạng phát hành của chứng từ.

• Truy cập vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
• Đăng nhập bằng tài khoản do cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp.
• Chọn mục tra cứu hóa đơn mua vào hoặc bán ra theo khoảng thời gian cần kiểm tra.
• Tìm chứng từ cần kiểm tra và chọn chức năng xem chi tiết để xác minh thông tin.

Tra cứu trên hệ thống phần mềm của đơn vị cung cấp

Ngoài cổng của cơ quan thuế, bạn cũng có thể tra cứu nhanh thông qua đường link gửi kèm trong email của bên bán hoặc qua các giải pháp quản lý doanh nghiệp.

• Mở email nhận chứng từ từ bên bán hàng.
• Nhấp vào đường link tra cứu được đính kèm trong email.
• Nhập mã tra cứu bảo mật (nếu có) để truy cập thông tin chi tiết.
• Kiểm tra trạng thái chữ ký số và dữ liệu giao dịch trên màn hình hiển thị.

Cách xem và đọc nội dung file XML đơn giản

Do file XML chứa các mã lệnh lập trình nên nếu mở bằng các công cụ thông thường như Notepad hay Word, bạn sẽ chỉ thấy các đoạn mã phức tạp. Dưới đây là các cách giúp chuyển đổi file XML sang giao diện dễ đọc.

Sử dụng công cụ đọc file XML trực tuyến

Hiện nay có nhiều công cụ đọc file trực tuyến giúp chuyển đổi dữ liệu XML thành dạng bảng biểu rõ ràng trong vài giây.

• Truy cập các trang web hỗ trợ đọc file XML uy tín trên trình duyệt.
• Tải file XML từ máy tính của bạn lên công cụ trực tuyến.
• Hệ thống sẽ tự động phân tích và hiển thị giao diện hóa đơn đầy đủ thông tin.
• Bạn có thể in trực tiếp hoặc lưu lại bản xem dưới dạng file ảnh/PDF.

Mở file XML bằng phần mềm chuyên dụng và trình duyệt web

Sử dụng phần mềm chuyên dụng giúp bạn xem thông tin ngay cả khi không có kết nối internet, đảm bảo tính bảo mật dữ liệu nội bộ.

• Cài đặt phần mềm đọc file XML chuyên dụng do ngành thuế hoặc các đơn vị công nghệ cung cấp.
• Nhấp đôi chuột vào file XML cần xem để tự động mở qua phần mềm.
• Một số trình duyệt web hiện đại cũng hỗ trợ đọc và hiển thị cấu trúc file dữ liệu XML an toàn.
• Kiểm tra tính đầy đủ của chữ ký điện tử được tích hợp trong file.